時間は何処に消えた？失われた空白の2時間の謎に迫る！
投稿者：吉田 亮
2009/01/30 12:40
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『全部で6時間くらいのタスクを終わらせただけなのに、もう18時ってどういうこと！？』
こんな体験をしたことはないでしょうか。
渋谷のオフィスには良くある場面です。
ですが。
タイム・イズ・マネー。
時は金なり。
笑いごとではありません。
9:30に始業として、お昼休みと2回の休憩を挟んだとしても、2時間が何処かに消えてしまったことになります。その消えた時間も「人件費」であることを忘れてはいけません。
原因には幾つかあると思いますが、
1.そもそもスケジュールの組み方を間違えていた
2.単純に緊急的な仕事が入った
3.忙しすぎて、時間間隔がなくなった
4.ひとつの作業予定時間が大幅に超過した
サボっていなければ、だいたい上記のどれかに当てはまってきます。深く追求していけば原因がわかるものに関しては、問題ないと思いますが、ここで着目すべきは、
4.ひとつの作業予定時間が大幅に超過した
これです。
こいつがかなり危険な犯人です。
何故なら、予定時間を超過した理由が、けっこう曖昧になりがちな上に、「時間を読み間違えただけ」と自分解釈で納得してしまうことが多いからです。
本当にそうでしょうか？
例えば、
「お問い合わせのメールに対して、返信用のメールの作成」するタスクがあったとします。
・メールを読む
・内容を把握する
・必要な情報があれば確認する
・返信用のメールを作る
・文面を確認する
・送信ボタンを押す
これだけの作業なのですが、作業工程が途中で変わったらどうでしょうか。
・メールを読む
・内容を把握する
・必要な情報があれば確認する
・返信用のメールを作る
・途中で電話が入る
・書いている途中のものを読み直す
・内容を再確認するために元のメールを読み直す
・追記する
・送信ボタンを押す
途中に電話が入っただけで、それ以外に、作業工程が2つ、追加されてしまいます。
この場合は、
電話に応対した時間だけが増えた訳ではないのです。
これは極端な例ですが、
何枚かの資料を元に提案書を作らなければならない場合など、全てを読むのに30分かけ、いざ、というときに中断されれば、資料は読み直すことになります。これだけで、30分が一瞬にして謎の時間に変わってしまうことがあるのです。
これは、ひとつの作業にかかる時間を読み間違えたのではなく、本来その時間で終わるはずの作業を、中断によってやり直しているために、予定時間を超えた、可能性が高いと言えます。
この、「やり直し」が、実はかなり根の深い、失われた時間を作る犯人です。
インプット作業とアウトプット作業が連動しているような作業、集中力の必要な仕事をいつやるか。
そこを見極めるだけで、失われた時間を取り戻すことができるかもしれません。
勿論、原因がこれに限る訳ではありませんので、不明点があるのであれば、原因を突き止めることが何よりも先決です。本当に失われているはずがありませんので。
私は、個人タスクの他に、緊急的に発生する「電話」や「相談」、「会議」の時間がまったく読めませんので、そもそもスケジュールを組んだりはしません。。。。そんな訳はありませんね。
当然、私もスケジュールは組んでいます。以前、言及したと思いますが、メインは「紙ベース」です。
1本の時間軸に全てのスケジュールを入れたりはしません。1枚の紙面上で、「制作関係」「デスクワーク関係」「会議関係」「連絡関係」でカテゴリ分けをしています。
少し変則的なのが、連絡しなければならない時間が決まっている場合は別ですが、「連絡関係」は時間軸に入れ込んでいません。
何故かと言うと、「短時間では済むけれど集中力の必要な作業」を時間軸に入れ込むと、横槍があった場合、スケジュールが狂いやすいからです。また、時間で縛っていると、それが終わらないと次の作業に入りづらいため、30分程度の作業にですら、後ろめたさを感じることになります。
ですので、連絡関係は「やれるときにやる」方式に切り替えました。カテゴリ分けをしているので漏れたりすることはありません。
スケジュール調整の方法は人それぞれだと思いますが、どうしてもスケジュールの狂いやすい人は、やはり何かしらの工夫をしなければ、改善されることは有り得ません。
自分も、無駄を極限まで削れる方法を、未だ探求中です。
