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こんにちは。WEBコンサルタント.jpの杉浦です。

突然ですが、４月より自部署にて、
業務効率を最大限に上げ、決められた労働時間を最大限に有効活用しようと

・朝１０分間のタイピングソフトでのブラインドタッチ練習
・終礼時にエクセル、パワーポイントなどの便利なショートカットキーの共有会

というもの実施しています。

背景としては下記のようなことを何とかしたい思っていたことがきっかけとなります。

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「１通メールを送るのに５分の時間がかかる人が１分でできるようになったら？」
「１０ページの資料作成を５時間かかる人が１時間でできるようになったら？」

上記ができれば、両方とも作業効率が５倍です。

これがば部署全体でできれば全体で行える業務量もそのまま５倍とまでは
いかないかもしれませんが、数倍にはなる話だと思うので一つの部署の
管理者としては目からうろこが出る話です。

ただ、現実的にスタッフが１０人いればこれができる人は１，２人くらいのもので
実際には難しい話なのではないかと思います。

では、これを実際にスタッフ全員が行えるようになるためにはどうしたら
いいでしょうか？

方法論としては２つあるのではと思います。

１．メールや、資料の作成をざっくりと行う、（手を抜く）

２．メールや、資料作成の業務をまず、、

頭を使ってしっかりと考えるもの
頭を使わなくてもできるもの

に業務を切り分け、頭を使わなくてもできるものは最大限のスピードになるまで訓練をする。
そこで削減できた時間に頭をしっかり使うべき資料やメールの内容の精査や、質の向上に努める。

もちろん、１．は行なうことはサービスの品質の低下を意味しますので、絶対にできないことですね。
逆に２．に関しては積極的に行った方がいいことだと思います。

ところが、やった方がよさそうに見える２．は意外に軽視されているように感じます。
なぜならこう考えている人が非常に多いからです。

「わかっているけど納期が迫っているからそんなことやる暇がない」

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長い文章読んでいただきありがとうございます。

上記の話のとおり継続して仕事をすると
２．を怠ったことにより、慢性的な時間不足に陥り、結果として１．のようなざっくりと
した仕事になることは何となく予想できるのではないでしょうか？

昨今の仕事の中で大きな割合を占めるPCを使ったメール業務や資料作成業務
その中に本当に心のこもった気持ちをお客様に込めるために

「頭を使わなくてもできる部分の業務スピードは最大限速くして、効率化を図る」
「効率化を図ったことにより余裕ができた時間を本質的な課題の解決に向けていく」

これは非常に重要なことのひとつだと思います。

さて、実際にタイピングと共有会（計１５分程度）を導入してみた感想ですが
結果は非常にいい形で出始めています。

まず、

・スタッフの仕事のスピードが飛躍的に上がったこと。
（日報に１０分かかっていたのが３，４分に、メールの処理能力が２倍に
エクセルがぱっと見何をしているかわからないぐらいのスピードで動いていたり）

・スピードが上がったので時間に余裕ができて、余った時間をさまざまな改善すべき
問題に費やすようになってきたこと。

いいことが起こり始めています。

一日のほんの短い時間を費やすだけで、今後毎日続く業務を効率化できるための
スキルが身に付いたので、スタッフたちも心地がよさそうです。
（タイピングや、ショートカットキーなどははちょっと自分自慢みたいなことも
できるのでゲーム感覚な感じで朝からいい笑顔が見れて部署内の雰囲気も良くなり
そういう意味でも効率化が図れているのではないかと感じております。）

今期はいろいろな視点で「質を上げるための効率化」をテーマに業務

に取り組みたいと思います。

それでは今日はこの辺で。

ありがとうございました。